Zodra communicatie diensten worden overwogen voor zakelijk gebruik, wordt snel een vergelijking gemaakt tussen gratis diensten als Skype, FaceTime en Google Hangouts, en de betaalde oplossingen van professionele systemen. Beide bieden immers HD video en geluid, en beide worden aangeboden vanuit de cloud. Hier houdt echter de vergelijking dan ook op.
Wat zijn de belangrijkste verschillen? Blended Communication heeft ze voor u op een rij gezet.
Kwaliteit en betrouwbaarheid.
Allereerst bieden gratis diensten geen garanties. Dit houdt in dat u niet zeker bent van de kwaliteit en beschikbaarheid van de videoverbinding en of een goed geluidssignaal wordt verzonden en ontvangen. Een hoge betrouwbaarheid is een hekel punt. Regelmatig ervaren gebruikers dat gesprekken afbreken of de service wordt verstoord. Een gratis dienst heeft geen industriële robuustheid en is derhalve niet geschikt voor zakelijk gebruik. Met professionele systemen wordt gebruik gemaakt van een kwalitatief hoogwaardige en betrouwbare omgeving, dat de maximaal beschikbare video en geluidskwaliteit garandeert, onafhankelijk waar u zich ter wereld bevindt. Het systeem controleert automatisch de bandbreedte voor elke verbinding en door de combinatie van specifieke software en hardware wordt vervorming en vertraging bewaakt.
Videodienst versus een totaal systeem.
Een dienst leveren zonder naadloos geïntegreerde hardware heeft enorme beperkingen. Om de maximale kostenbesparing en productiviteitsverbetering te realiseren, moet video communicatie en video conferencing consistent en beschikbaar zijn in een breed scala van werkomgevingen. Professionele systemen bieden een veelheid aan hardware, bijvoorbeeld vergaderruimten die meerdere beeldschermen en professionele microfoons ondersteunen. Voor mobiliteit is Software voor PC, Mac, iPads en Android beschikbaar.
Gesloten versus Open.
Gratis diensten zijn gesloten omgevingen waarbinnen gecommuniceerd kan worden, maar deze werken vaak niet samen met de professionele video standaarden (H.323/SIP). Het is niet mogelijk om een verbinding te maken met professionele video vergaderruimten, desktops of software. Professionele systemen als Cisco, Polycom, LifeSize, StarLeaf, Lync, SIP, H.323, WebRTC en PSTN bieden de mogelijkheid om onderling verbinding te maken, waardoor iedereen op elk vast of mobiel toestel gebeld kan worden en jij gebeld kan worden, telefonisch of via video.
Uitnodigen van Externe deelnemers.
Tot op heden bieden gratis diensten niet de mogelijkheid om een uitnodiging te sturen voor een video vergaderruimte, ongeachte de locatie vanuit waar iemand aanwezig zal zijn. Professionele systemen bieden de mogelijkheid om een willekeurig aantal personen uit te nodigen voor een videovergadering. Geweldig indien de persoon of organisatie al gebruik maken van een op standaarden gebaseerd systeem, maar ook geen enkel probleem als video nieuw voor ze is. Met specifieke software kan een gastgebruiker worden uitgenodigd om ook bij de videoconference aanwezig te zijn.
Één op één versus één op ‘n’
De 100% op Internet gebaseerd oplossingen zijn ontworpen voor één op één consumenten gesprekken. De technologie en (processor) kracht om multiple video en geluid verbinding op te zetten ontbreekt. Professionele systemen zijn ontwikkeld voor ad hoc video gesprekken en videovergaderen, zonder verlies van kwaliteit. Tevens bent u in staat om te variëren tussen een ad hoc vergadering van 3, 4, 5, 6 ….. of een geagendeerde grote video vergadering.
Professionele Videoconference systemen bieden de mogelijkheid om videovergaderingen te plannen. Automatisch wordt een uitnodiging per email gestuurd met daarin de instructies om bij de vergadering aanwezig te zijn. De uitnodiging integreert met kalenders. Genodigden kunnen aan de vergadering deelnemen via ieder ‘gestandaardiseerd’ video conferencing systeem. Wereldwijde PSTN dial-in nummers zijn ook beschikbaar voor deelnemers met alleen een audio verbinding.
Veiligheid.
Er bestaat veel discussie over de veiligheid van de gratis video diensten en deze hebben onterecht het imago dat ze veilig zouden zijn. Feit is dat niet een leverancier transparant is over de aftapmogelijkheden en de encryptiesleutels die zij gebruiken. Professionele systemen bieden gegarandeerde ‘end to end’ encryptie en zijn volledige configureerbaar. Vertrouwelijkheid is dus gegarandeerd.
Adresboeken, favorieten, ‘hunt groups’, sneltoetsen, doorbelasting en nog veel meer
Geen enkele gratis video dienst maar nagenoeg alle professionele systemen bieden de mogelijkheid om interne nummers en adresboeken te integreren. Toegang tot persoonlijke-, en bedrijfscontacten en de mogelijkheid om collega’s via interne nummers te (video)bellen is mogelijk. Persoonlijke sneltoetsen bieden de mogelijkheid om direct te bellen, zowel intern als extern en zowel via video als telefonisch. Op het gebied van berichten en gesprekshistorie biedt een gratis dienst maar zeer beperkte mogelijkheden. Videomail is het alternatief voor voicemail en is onderdeel van professionele systemen. Ook is direct toegang tot gesprekshistorie en kan aan de hand hiervan specifiek aan klanten worden doorbelast.
Gebruiksgemak
Op het eerste gezicht zijn Skype en zijn soortgenoten gemakkelijk in het gebruik; ze zijn immers ontwikkeld voor één op één consumenten communicatie. Zodra video en multiple verbindingen aan de orde komen, wordt het gebruik wat minder intuïtief. Dit geldt zeker niet voor de professionele systemen die HD video gesprekken en conferencing, gemanaged via de ‘cloud’, die iedereen kan gebruiken zonder training of support van IT. Het is ontwikkeld voor de huidige werknemers, open en veilig, verbindt iedereen met iedereen, on-demand, altijd en overal, die individuen en teams alle flexibiliteit biedt om samen te werken, onderweg, thuis of op het werk.
Dat was het wel. Indien u zich geen zorgen maakt over beschikbaarheid en betrouwbaarheid, geen belang heeft bij een robuuste oplossing met veel mogelijkheden, dan kan ‘gratis’ prima werken voor uw onderneming. Aan de andere kant, zodra u bezorgt bent over deze zaken en een professionele communicatieoplossing overweegt ter ondersteuning van uw teams, mobiele werknemers, een specifiek afdeling van uw bedrijf of voor een paar vergaderruimten, bel of email info@blendedcommunication.nl voor een (online) demonstratie.