“Wie thuis kan werken, moet thuiswerken”, dat waren de woorden van onze minister-president in maart 2020. Kort daarna gingen de scholen dicht en bleef het merendeel van Nederland thuis. Bedrijven en onderwijsinstellingen kozen voor de inzet van online communicatieoplossingen. Voor sommigen was dit een gedwongen en vrij plotselinge keuze, terwijl anderen al lang werkten met een online communicatietool. Een jaar later maken we de balans op: wat heeft online samenwerken jou gebracht? Is door de hectiek en de urgentie van thuiswerken een weloverwogen keuze gemaakt? Of werd gekozen voor een applicatie, omdat deze ‘toch al beschikbaar was’ of een bekende deze al gebruikte?
Is de technologie gekozen die past bij de communicatiedoelen?
De balans opmaken
Waren er eerst nog bedenkingen over thuiswerken, een jaar digitaal werken heeft aangetoond dat het prima kan. We hebben de technologische verandering omarmt en videobellen is net zo gemakkelijk geworden als een telefoongesprek. Het positieve is dat we minder reistijd hebben en er meer tijd overblijft voor andere zaken. Tegelijkertijd missen we persoonlijk contact met collega’s en medestudenten en zie je online non-verbale signalen minder goed. De veiligheid en betrouwbaarheid van bepaalde applicaties kwam een aantal keer in opspraak. Gebruikers hebben wisselende ervaringen met de gebruiksvriendelijkheid van tools en overbelaste netwerken. Ook bleek niet iedere applicatie te passen bij de specifieke wensen van een bedrijf. De vraag is of onder hoge (tijds)druk de juiste technologie is gekozen en goed is benut.
Denk goed na over de toepassing: hoe en waarvoor wordt de applicatie ingezet en voor welke doelgroep?
Vier vragen om over na te denken
Aan welke doelen van jouw communicatie moet de technologie voldoen?
Wil je....
1. 1-op-1, overleggen met meerdere deelnemers of presenteren aan grote groepen?
2. Les geven, kennisdelen, overleggen of een event organiseren?
3. Voornamelijk zenden of zoek je juist de interactie met je doelgroep?
4. Bestaande content gebruiken of heb je nog de tijd om nog aan te passen?
De juiste technologie kiezen en benutten
Microsoft Teams en Zoom zijn 'de grote winnaars van 2020', maar ook het gebruik van WebEx Teams, BlueJeans, Starleaf, Adobe Connect en vitero zijn enorm toegenomen. Er zijn behoorlijke verschillen in de mogelijkheden van deze oplossingen. Voor specifieke toepassingen is de ene tool beter geschikt dan de andere. Blended Communication adviseert jou om goed na te denken over de toepassing, dus hoe en waarvoor wordt de applicatie ingezet en voor welke doelgroep? Kijk voor jezelf kritisch naar de vragen hierboven en maak de balans op. Voldoet de applicatie waarmee je werkt aan al jouw wensen? Wij zetten de meest voorkomende toepassingen op een rij.
Online event organiseren
Een inspirerend event met goede sprekers en inspirerende break-out sessies. Fysiek kan het al even niet meer. Voor een online event kun je verschillende applicaties gebruiken. Omdat er online geen reisbeperkingen zijn, kun je een groter publiek bereiken. De technologie moet dan geschikt zijn voor een groot aantal deelnemers. Naast het nabootsen van een podium voor plenaire sessies, wil je ook break-out sessies faciliteren. Het helpt daarbij als de facilitator of spreker zelf kan bepalen of deelnemers mogen spreken en/of in beeld zijn. BlueJeans Events is gemaakt voor grote events met meer dan 2000 deelnemers, waarbij het zelfs mogelijk is een koppeling te maken met Facebook en Youtube voor livestreams. Vakmedianet organiseerde vorig jaar de jaarlijkse workshopdagen met vitero. Dit sloot goed aan bij de behoefte aan interactie en het organiseren van kleine break-out sessies.
Vergaderen (1-op-1 of met een groep)
De jaarcijfers bespreken of een interne presentatie over de nieuwe kledinglijn via een video conference. De kwaliteit van audio en video moet zo goed zijn dat het lijkt alsof je in dezelfde ruimte zit. Daarnaast moet je makkelijk je een presentatie kunnen geven, of dat nu aan een persoon is of voor een grote groep. Het is fijn als je dan de reacties kunt zien van alle deelnemers en daarop in kunt spelen. Als alternatief voor Zoom en Microsoft Teams zijn applicaties, zoals Starleaf en WebEx geschikt. Zeer uiteenlopende applicaties met ieder eigen unieke kenmerken.
Interactieve sessie of brainstorm
Wil je met betrokkenen een plan maken of ideeën verzamelen? Dan zoek je een tool die veel interactiemogelijkheden biedt en waarin je zelf break-out sessies kunt organiseren. Lees hier een inspirerend verhaal over hoe De Bouwcampus co-creatie continueerde in vitero.
Live online leren
Live online leren betekent dat leerlingen en leraren in een digitale ruimte bijeenkomen, een virtueel klaslokaal. Dit is iets anders dan e-learning, omdat kennis live gedeeld wordt en er sprake is van interactie. De Virtual Team Room, vitero, biedt methodisch-didactisch aantrekkelijke mogelijkheden om online lessen interactief te maken. Je ziet iedereen rondom een 'schoolbord' zitten waarop de docent de lesstof presenteert en leerlingen op allerlei manieren reacties kunnen geven. Het aantal 'stoelen' is eenvoudig aan te passen aan de groepsgrootte. Het biedt een realistische manier van online samenwerken.
Wil jij de balans opmaken? Schrijf je in voor de virtuele verkenningstocht
Ervaar zelf hoe een specifieke applicatie werkt! Blended Communication heeft een breed portfolio aan hardware- en softwareoplossingen die wij graag demonstreren. Regelmatig organiseren wij online sessies waarin wordt uitgelegd en je zelf kunt ervaren wat de verschillen tussen applicaties zijn. Ga je mee op virtuele verkenningstocht? Schrijf je in!
Meer informatie over de virtuele verkenningstocht en de toepassingen die besproken zullen worden vind je hier.